Officemanager

Ben jij nou een echt organisatietalent en denk je vaak; ik regel het wel. Dan ben je bij ons op de juiste plek! 

Als Officemanager vervul je namelijk een belangrijke rol in onze organisatie. Je bent verantwoordelijk voor de secretariële, commerciële en organisatorische ondersteuning van accountmanagers en management en de volledige HR-administratie. Vanuit het shared service centrum, wat naast team Office bestaat uit Marketing, HR, Finance en Legal, ben je werkzaam voor twee bedrijven REEF en HUBSUB. Twee commerciële bedrijven actief in de arbeidsbemiddeling met een andere uitstraling en marktbewerking maar voor beide geldt professionele organisaties met een informele cultuur. Dat zie je ook terug in ons office-team waar samenwerken, hard werken maar vooral ook lachen met elkaar voorop staat.

Met het team vervul je de volgende werkzaamheden:

• Ondersteuning bieden aan sales door het opstellen van alle contracten, opdrachtbevestigingen en andere juridische documenten voor onze medewerkers en opdrachtgevers én zorgt voor een tijdige ondertekening daarvan. Hier komt jouw proactieve “ik regel het wel”-houding zeer van pas.
• Je verwerkt gegevens in onze systemen en legt daarmee de basis voor een verdere verwerking van salarissen en facturen door onze financiële afdeling. Je werkt dus niet alleen samen met je eigen team maar juist ook met andere afdelingen.
• We zijn druk met het digitaliseren en verbeteren van office-processen. Je bent in staat om mee te denken en zelfstandig projecten op te pakken en uit te voeren.
• Je regelt op verzoek opleidingstrajecten, coördineert werkvergunningen bij het IND en zorgt voor het regelen van de benodigde certificeringen voor medewerkers.
• Je levert een bijdrage aan het behouden van certificeringen die REEF heeft behaald, zoals NEN en VCU.
• Je stelt werkprocessen op, past ze toe en houdt deze up-to-date. Jij laat niets aan het toeval over, mocht je er een keer niet zijn dan kan jouw werk prima worden overgenomen.
• Samen met je collega-officemanagers organiseer je bijeenkomsten voor medewerkers zoals bijvoorbeeld ons jaarlijkse sinterklaasfeest.

Wat bieden wij jou?

• Wij werken actief aan de ontwikkeling van onze medewerkers. Je kunt deelnemen aan trainingen en kennissessies en hebt de keuze uit 120 online-trainingen. 
• Een salaris tussen €2500,- en €3500,- in lijn met jouw kennis, vaardigheden en ervaring. 
• Prima secundaire arbeidsvoorwaarden zoals opbouw pensioen, 8% vakantiegeld en 25 vakantiedagen met uitzicht op een vast dienstverband en de mogelijkheid om 10 extra vakantiedagen bij te kopen. 
• Een flexibele en moderne werkomgeving op ons kantoor in Eindhoven.
• Een zelfstandige functie met veel ruimte voor eigen initiatief en ideeën. Dat moedigen we juist aan. 
• Je komt terecht in een enthousiast en professioneel team. Je werkt binnen het Shared Service Center samen met HR, Legal, Marketing en Finance. Daarnaast werk je nauw samen met collega's van twee salesbedrijven: REEF en HUBSUB. Plezier, kwaliteit en klantgerichtheid staan bij ons hoog in het vaandel. 
• Steevast sluiten we de week af met een vrijdagmiddagborrel in ons café: op de tap Jupiler Pilsener en LaTrappe Blond.
• Leuke uitjes. Gezellige evenementen, van zomerbarbecue tot een motortour, van weekendje Scheveningen tot skiën. 

Wat neem jij mee?

• Je hebt aantoonbaar relevante werkervaring van minimaal 4 jaar (denk aan het opmaken van contracten of arbeidsovereenkomsten), bij voorkeur in een commerciële organisatie. 
• Je bent administratief zeer goed onderlegd en begrijpt snel hoe verschillende systemen werken en op elkaar afsluiten.
• Kennis van arbeidsrecht is een pré zodat je een afweging kunt maken welk contracttype van toepassing is. 
• Je bent 32-40 uur beschikbaar. 
• Een relevante, afgeronde opleiding op mbo+ of hbo-niveau. 
• Je bent flexibel en stressbestendig. Je bent in staat te werken in een veeleisende, dynamische en commerciële organisatie. 
• Plannen en organiseren, daar ben jij goed in. Je weet prioriteiten te stellen en houdt hierbij rekening met ad-hoc zaken die invloed kunnen hebben op jouw planning. 
• Jij bent in staat samen te werken met verschillende type mensen. Je streeft naar het behalen van gezamenlijk resultaat en helpt collega's waar nodig.